Atiende, vende y deja todo anotado en el CRM

El problema

Un centro que atiende dos frentes bajo la misma marca: exámenes de salud ocupacional para empresas y evaluación de conductores para licencias. Casi todo llega por WhatsApp, a toda hora, y del otro lado había una persona contestando, copiando a mano el nombre, el documento y el servicio pedido, y perdiendo mensajes en la hora pico de la mañana.

El pedido no era “pónganos un bot”: era que el equipo comercial no tuviera que aprender una herramienta nueva. Su día a día ya ocurría dentro del CRM y ahí quería seguir.

Cómo funciona

• El cliente escribe al número de siempre y contesta un asistente que entiende texto, notas de voz y fotos de documentos.
• Cada conversación se refleja sola en el CRM: se crea el contacto, se escriben las notas y la oportunidad avanza de etapa.
• Cuando un vendedor toma esa oportunidad, el asistente se calla en ese hilo. Nunca contestan los dos al tiempo.
• El vendedor retoma escribiendo normal, con todo a la vista: lo que ya se preguntó, los audios, la foto del documento.
• El consentimiento del titular queda registrado, y al CRM viaja solo lo comercial, no el detalle clínico.

Qué cambió

El CRM dejó de depender de que alguien se acordara de llenarlo. Las preguntas de siempre —qué examen necesito, cuánto vale, qué papeles llevo— se resuelven a cualquier hora, y el vendedor entra cuando ya hay algo que cerrar, sabiendo qué se habló antes.

Qué más se puede hacer con esto

• Equipos comerciales: que el CRM se llene con lo que pasó en el chat, no con lo que alguien recuerde a las seis de la tarde.
• Clínicas: resolver dudas de requisitos y dejar la cita agendada y anotada en el mismo movimiento.
• Aseguradoras: recibir la documentación por foto, clasificarla y entregarle al asesor el caso ya armado.
• Academias y colegios: aguantar la temporada de matrículas sin perder interesados por demora en responder.

Bajo el capó

El asistente vive en un solo servicio en el borde de la red (Cloudflare Workers), con la memoria de cada conversación aislada en su propio espacio (Durable Objects), y entiende texto, voz e imagen en un mismo turno con Gemini multimodal. La conexión con WhatsApp es la API oficial de Meta.

Como el sistema es dueño del canal y guarda cada turno, el vendedor puede retomar en texto libre dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente. Pasada esa ventana, WhatsApp obliga a usar plantillas aprobadas y cobradas por mensaje; dentro de ella se responde con libertad y sin costo extra.